最近「電子帳簿保存法」という言葉を頻繁に目にするようになりましたが、皆様は電子帳簿保存法についてご存知でしょうか？ 今回は、電子帳簿保存法についてのメリットとリスク、情報漏洩防止のためにUTMが出来ることについてご説明いたします。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、平成15年（2003年）5月1日に施行された法律であり、法人税法や所得税法等、国税に関する帳簿や書類を電子データとして保存する時の取り扱いを定めたものです。 元来、帳簿関係は紙で保管するのが原則でしたが、保管するためのスペースの確保や管理にかかるコストといった問題がありました。
そこで、帳簿や書類を電子的に保管・管理するためのガイドラインを定めて業務効率化、コスト削減を図ることを目的として制定されたのが電子帳簿保存法です。 電子化するためには一定の決まりを守らなければなりませんが、時代の流れに合わせて何度も改正が行われており、どの企業でも導入しやすくなるよう敷居が下げてきています。
電子帳簿保存法の対象者は、「国税関係帳簿の保存業務者」ですが、法人・個人事業主・企業の規模に関係なく、ほぼすべての会社が対象となります。
電子帳簿保存法のメリット
1．帳簿管理業務の効率化
電子帳簿保存法により、事業者は紙帳簿から電子帳簿に移行することができます。電子帳簿はコンピューター上で管理されるため、紙帳簿に比べて効率的に帳簿管理業務を行うことが出来ます。
例えば、電子帳簿を使うことで、手書きで入力する必要がなくなり、データの入力ミスを防止することができます。
2．帳簿管理コストの削減
紙帳簿から電子帳簿に移行することで、帳簿管理にかかるコストを削減することが出来ます。 例えば、神谷プリンターの購入費用や、紙帳簿の保存場所を確保するためのスペース代などが削減できます。
また、電子帳簿には、紙帳簿の場合に必要だった保管期間が短縮されるため、保存場所の問題も解決されます。
3．検索の簡略化
書類として保管していた際は、目的の書類を探すのに時間と手間がかかり、業務効率も悪い状態でした。 電子化した場合、検索機能を利用することで瞬時に目的の書類が見つかるので、業務効率が良くなります。
また、システムでクラウド化されていれば、外出先やスマートフォンでも検索を行って、目当ての書類を出すことも可能です。
4．エコロジーの観点からのメリット
紙帳簿から電子帳簿に移行することで、紙の使用量を減らすことが出来ます。
また、紙帳簿の保存場所を買う歩するために必要だったスペースが不要になるため、省エネ効果も期待できます。
5．データの安全性が高まる
電子帳簿は、不正アクセスやデータの改ざんを防止するために、セキュリティ対策が施されています。 そのために、データの漏洩や改ざんのリスクが低くなり、事業者はより安心して帳簿管理を行うことが出来ます。
これらのメリットにより、電子帳簿保存法による帳簿管理は、事業者にとって効率的かつ経済的な方法となっています。
電子化によるリスク
電子帳簿保存法は上記のようなメリットがありますが、以下のようなリスクも伴います。
1．ハッキングやウイルスによるデータの漏洩や改ざんのリスク
電子帳簿はコンピューター上で管理されるため、ハッキングやウイルスによるデータの漏洩や改ざんのリスクがあります。 事業者はセキュリティ対策をしっかりと行い、漏洩や改ざんを防止する対策を取る必要があります。
2．システム障害や機器の漏洩化によるデータ消失のリスク
電子帳簿は、システム上で管理されるため、システム障害や機器の漏洩化によってデータが消失する可能性があります。 事業者は、バックアップの取り方や保管場所、機器の更新やメンテナンスについて十分に検討し、データの消失や読取り不能を防止するための対策を取る必要があります。
これらのリスクを適切に管理し、事前の対策や電子帳簿の適切な管理を行うことが重要です。
電子化のリスクヘッジ
電子帳簿保存法において、企業が電子帳簿を保存する場合、データの完全性保持措置や可読性確保措置が必要とされています。 そのため、UTM（統合脅威管理）が電子帳簿保存に有効に働きます。
UTMは、ネットワーク上の様々な通信を監視し、不正アクセスやウイルスによる感染等の異常が検知された場合には適切な対応を行うことができるシステムです。
UTM導入によるセキュリティ対策を強化することで、データの完全性保持や改ざん防止、情報漏洩の防止などを行うことができます。また、ログの取得や管理などもUTMによって自動化されるため、電子帳簿保存法において求められる「情報の保存状況の確認」にも対応することができます。
アレクソンのUTM250でセキュリティ強化
弊社が取り扱っておりますアレクソンのUTM250は、高度な検出エンジンをバックボーンにしたセキュリティとハードウェアに最適化されたシステムで、非常に優れたパフォーマンスを実現しています。
高度な攻撃や脅威の阻止に必要な機能を搭載し、信頼できるユーザーに対しては安全なネットワークアクセスを提供します。 電子帳簿保存法の導入の際は、是非セキュリティ強化が可能なUTMの導入をご検討ください。
